Cada vez son más las empresas que deciden aventurarse a digitalizar su empresa, pero en muchas ocasiones no solo se debe a la necesidad de adaptarse a los nuevos métodos, sino que son los propios clientes quiénes demandan a las empresas la utilización de canales digitales para poder llevar a cabo sus consultas o gestiones.
De hecho el sector jurídico está implantando cada vez más las consultas online para optimizar sus funciones y satisfacer las nuevas demandas de sus clientes.
Primer paso: digitalizar el despacho
Para que nuestro despacho pueda hacer frente a las nuevas tecnologías que vamos a implantar, primero hemos de realizar un análisis sobre en qué situación se encuentra nuestro despacho y así poder fijar el grado de digitalización que requiere y con ello hacer que el proceso de digitalización sea mucho más rápido y sencillo.
Para ello hemos de evaluar los siguientes factores:
- Los canales de comunicación que tenemos establecidos con nuestros clientes y administradores, ya que muchos de ellos se digitalizarán en su totalidad.
- Valorar la seguridad que requieren los datos que trata el despacho, tanto los propios como empresa como los de los clientes. Esto es debido a que la documentación del despacho también va a ser digitalizada en la nube para poder agilizar las gestiones de la misma. Por este motivo, se ha de prestar especial atención en tener una buena ciberseguridad en nuestro sistema.
- La automatización de muchas de las actividades del despacho, ya sobre todo muchas de las tareas administrativas son reiterativas, por lo que su automatización puede optimizar la eficiencia de la empresa.
- La digitalización de los gastos del despacho y la facturación de éste, para así poder construir un nexo entre nuestros propios proyectos junto con los ingresos que nos realizan los clientes y de este modo poder realizar un seguimiento de la trayectoria del negocio y comprobar si es rentable sin ningún coste.
Instrumentos para poder construir una oficina de abogados online
Parece una obviedad pero la primera herramienta con la que hemos de contar es con el tiempo, ya que debemos guardar una serie de horas para poder llevar a cabo las consultas online, junto con las presenciales y las demás funciones del despacho.
Por otro lado, estos son los instrumentos “tangibles” de los que tienes que hacer uso para virtualizar tu despacho de abogados:
- Adquirir o actualizar los equipos informáticos y que cada uno de ellos contenga una cámara web que aporte calidad de imagen.
- Disponer de una conexión a internet eficiente, estable y veloz, que cuente con al menos 20 MB de velocidad. La mejor alternativa para ello es la fibra óptica, ya que dentro de los canales que permiten la conexión a internet es el más eficaz y seguro. Al tratarse de unos de los pilares para poder crear tu consulta legal online, has de valorar qué fibra contratar para poder asegurar el correcto funcionamiento de todos los aspectos que requieren de conexión a internet, mencionados anteriormente.
- Planificar un buen sistema de videoconferencias con los clientes, para demostrar la profesionalidad del despacho y generar más confianza en los clientes.
- Disponer de otros canales de comunicación bien para atender a los clientes o para que puedan comunicarse con nosotros por cualquier tipo de incidencia, por ejemplo con un teléfono fijo de atención al cliente y uno o dos teléfonos móviles a modo de teléfonos de empresa tanto para comunicación interna como externa.
Cuando ya se obtengan estos recursos mínimos, podrás comenzar a desarrollar las consultas legales online con tus clientes.
Resumen de cómo llevar a cabo tus consultas legales online
Tal y como se ha mostrado hasta ahora virtualizar un despacho y conseguir que se adapte a los nuevos requerimientos tecnológicos está al alcance de prácticamente todos los despachos actuales. De hecho es un proceso que conviene llevar a cabo cuanto antes ya que dentro de un futuro cercano los entornos digitales serán el principal origen para conseguir clientes.
Como casi todo proceso de mejora, se requiere de una inversión inicial de capital para poder obtener los principales elementos para llevar a cabo la digitalización. Dichos elementos como ya hemos hablado, exigen una buena conexión a internet para poder conseguir su máximo rendimiento, y que los principales canales de comunicación tanto externos como internos se mantengan operativos de forma eficiente. Por ello para conseguir estos requisitos e intentar reducir el gasto puedes hacer uso de un comparador de fibra, fijo y dos líneas móviles. ¿Por qué de todo ello?
Porque por norma general, las empresas han de disponer de una buena conexión a internet para poder realizar sus tareas, de un teléfono fijo que responda como teléfono de atención al cliente y las líneas móviles porque muchos clientes prefieren llamar a un móvil al pensar que éstos son más operativos, por lo que les van a atender antes.
